Una guida informatica può essere uno strumento semplice ed efficace se pensata per la pratica. Nella realtà, spesso ci si imbatte in due scogli. Alcune guide sono molto dettagliate, simili a un regolamento, con un linguaggio giuridico e tante regole. Altre sono più brevi, ma rimangono generiche e non sempre forniscono risposte utili. Un approccio più pragmatico consiste nel partire dalle situazioni reali in cui ci si è imbattuti nel comune. Una guida utile risponde a domande concrete: uso delle e-mail, gestione delle password, reazione di fronte a un messaggio sospetto o uso di un dispositivo personale. Ad esempio: «L’uso privato della casella di posta elettronica professionale è tollerato in modo occasionale, purché rimanga limitato e non interferisca con il lavoro.» Questo tipo di formulazione semplice permette di eliminare le ambiguità e di fornire un quadro chiaro. L’obiettivo non è di coprire tutto, ma di proporre alcuni punti di riferimento comprensibili e applicabili. Una regola chiara sarà sempre più efficace di un principio generico di difficile interpretazione. Una guida utile resta coerente con gli strumenti in uso e le pratiche di lavoro. Non sostituisce né le misure tecniche né la formazione, ma va a integrarle, come un quadro condiviso. In definitiva, il suo valore non dipende dalla sua lunghezza, bensì dal suo utilizzo. Un documento semplice, conosciuto e applicato resta spesso la soluzione migliore. Grégory Grin

Nel giro di pochi mesi, l’Associazione dei comuni friburghesi ha sviluppato un assistente IA in collaborazione con un partner locale. Il chatbot è stato lanciato a metà febbraio 2025 e, prima di entrare in funzione, è stato alimentato con documenti importanti dell’Associazione dei comuni friburghesi. Il chatbot non ha accesso a tutto internet, il che permette di garantire risposte di elevata qualità. Finora l’assistente ha trattato circa 1800 richieste, ma allo stesso tempo le domande rivolte al team dell’associazione non sono diminuite. Il nuovo strumento risponde direttamente a richieste semplici e molto mirate, consentendo così ai collaboratori e alle collaboratrici dell’Associazione dei comuni friburghesi di dedicare più tempo alle questioni più complesse e strategiche. L’Associazione dei comuni friburghesi dimostra quindi che un assistente IA può essere un valido supporto, ma non sostituisce in alcun caso la consulenza personale da parte del personale. Grégory Grin

I piani di studio in Svizzera integrano già elementi di cultura digitale, il che costruisce una solida base. Ma in un ambiente in continua evoluzione, è necessario portare avanti il lavoro, aggiornare i contenuti e arricchirli. Formare i giovani di domani non significa solo insegnare loro a utilizzare un software o a cercare informazioni online: significa fornire loro gli strumenti per pensare in modo diverso, analizzare, creare e comprendere il mondo digitale in cui sono immersi. Concretamente, ciò può avvenire attraverso approcci semplici e trasversali: analizzare i social network durante le lezioni di lingua, codificare una simulazione in matematica, interrogarsi sull’uso degli algoritmi in storia, sperimentare con i sensori in scienza o ancora esplorare la creazione digitale in arte. Si può andare oltre con progetti interdisciplinari in cui gli studenti concepiscono una soluzione digitale a un problema del loro ambiente, ad esempio un progetto affidato dal comune, o ancora con laboratori in cui sperimentano l’impiego dell’intelligenza artificiale generativa in modo critico e responsabile. Preparare i giovani a professioni che ancora non esistono significa investire nell’evoluzione dei programmi scolastici e nella loro integrazione coerente. L’elemento materiale fornirà sempre un supporto. Il valore durevole della formazione digitale si costruisce nella cultura. Grégory Grin

Anche se i contesti sono diversi, le sfide sono infatti le stesse. Tutti i comuni devono garantire la protezione dei dati personali, far fronte alle crescenti esigenze legate alla conformità, adattarsi ai nuovi obblighi legali o ancora sviluppare le competenze interne. Tutti cercano di semplificare l’accesso ai servizi pubblici, modernizzare i propri processi e rispondere alle aspettative sempre più digitali. In questo contesto, gli scambi tra comuni, indipendentemente dal loro profilo, consentono di guadagnare in termini di efficienza e coerenza. Condividere le esperienze, sviluppare insieme alcune soluzioni, beneficiare di formazioni comuni o semplicemente porre le domande giuste al momento giusto: sono tutti gesti semplici che evitano di perdere tempo o denaro. Al contrario, procedere da soli può portare a fare scelte poco adatte alle esigenze reali o a predisporre strumenti che non si integrano con gli standard futuri. Condividere non significa uniformarsi. Si tratta piuttosto di costruire insieme una base comune, un linguaggio condiviso, riferimenti utili a tutti. Animata dallo stesso spirito, l’iniziativa DIGI-FR continua nel Cantone di Friburgo. Digitalizzare non significa chiudersi in se stessi. Significa cooperare. E in questo campo, sia i più piccoli che i più grandi possono sempre portare il loro contributo. Grégory Grin

La sovranità digitale è la capacità di mantenere il controllo sulle proprie infrastrutture nonché sui propri sistemi e dati. Per i comuni svizzeri, ciò non significa fare tutto da soli, bensì prendere decisioni informate. Chi, per esempio, utilizza uno strumento gratuito dagli Stati Uniti, espone potenzialmente lo scambio di dati a leggi straniere (come il Cloud Act). Chi salva i propri documenti in un cloud svizzero certificato ISO mantiene un controllo migliore del proprio ambiente digitale. La sovranità digitale influisce anche sulla resilienza. Un comune che dipende completamente da un unico fornitore perde il proprio margine di manovra. Se invece chiede formati aperti, interfacce documentate e un hosting in Svizzera, mantiene la propria capacità di azione. La questione della sovranità digitale si pone con ancora maggiore forza per i servizi che possono essere definiti essenziali, come per esempio l’identità digitale o il settore sanitario. Le persone utilizzano queste infrastrutture nella loro vita quotidiana. Se vengono controllate da strutture private senza un sufficiente margine di controllo per l’amministrazione pubblica, ciò solleva preoccupazioni. La Confederazione stessa ha riconosciuto questo aspetto ribadendo l’importanza di un’e-ID sovrana. Sovranità digitale significa garantire la capacità di agire e prendere decisioni a lungo termine nonché riuscire ad adattarsi agli sviluppi tecnologici. Per i comuni, ciò significa mantenere il controllo sui propri strumenti, poter cambiare eventualmente fornitore e proteggere i dati degli abitanti. Grégory Grin

Queste soluzioni svolgono un ruolo chiave in termini di gestione comunale, finanze, controllo degli abitanti, autorizzazioni ed edilizia, solo per citarne alcune. Ecco una serie di criteri da tenere in considerazione nel vostro bando di gara. 1. Funzionalità specifiche: identificate le funzionalità legate ai compiti specificamente delegati ai comuni nel vostro cantone (p. es. le imposte) e assicuratevi che la soluzione li supporti davvero. 2. Scalabilità: la soluzione deve essere in grado di adattarsi alle esigenze future, come per esempio l’integrazione di sportelli virtuali o di nuovi requisiti in materia di protezione dei dati. 3. Recupero dei dati: assicuratevi che il fornitore abbia un piano solido, un approccio di qualità consolidato ed esempi di migrazioni andate a buon fine. Chiedete il parere di altri comuni. 4. Esperienza dell’utente: scegliete un software intuitivo e che presupponga pochi corsi di formazione. Chiedete alcune dimostrazioni. 5. Supporto e formazione: verificate l’offerta in termini di formazione e assistenza proposta dopo l’installazione. 6. Norme e standard: la soluzione deve rispettare le norme in vigore, garantendo la sicurezza delle informazioni e l’interoperabilità con altri sistemi. 7. Costo totale: tenete conto dei costi di migrazione (progetto) e dei costi ricorrenti (manutenzione, aggiornamenti, assistenza) per evitare sorprese. Cambiare il gestionale del comune è una mossa strategica. Analizzando le vostre esigenze, pianificando la migrazione dei dati, considerando l’esperienza degli utenti e valutando i costi, massimizzerete le possibilità di fare la scelta migliore. Grégory Grin

Nell’ambito della trasformazione digitale delle amministrazioni comunali, l’adozione di standard – anche tecnici – è una chiave di successo. Questi standard garantiscono l’interoperabilità dei sistemi, consentendo ai comuni d’integrarsi efficacemente con altre istituzioni o servizi digitali, siano essi servizi cantonali, federali o di partner locali. Promuovono inoltre una gestione armonizzata dei progetti e una riduzione dei costi evitando le soluzioni concesse in licenza, spesso non perenni e soggette a un’obsolescenza difficile da controllare. Uno dei principali valori aggiunti di questo approccio è la maggiore sicurezza dei dati, particolarmente cruciale nel contesto dei comuni svizzeri, in cui le amministrazioni trattano moltissimi dati sensibili dei cittadini. Il rispetto degli standard contribuisce a rafforzare la protezione dei dati e a prevenire i rischi. Applicando standard riconosciuti, i comuni beneficiano di una maggiore affidabilità della loro infrastruttura digitale, aumentando al contempo la fiducia dei cittadini. Gli standard eCH, e in particolare quello nuovo eCH0258, forniscono un quadro tecnico indispensabile per armonizzare i processi del Governo elettronico e favorire la trasparenza. Non solo semplificano la collaborazione intercomunale, ma anche l’accesso dei cittadini ai servizi online, garantendo così un’esperienza utente coerente e sicura. Seguire questi standard permette dunque ai comuni di scegliere soluzioni sostenibili, evitando di ritrovarsi intrappolati in sistemi limitati, non evolutivi e costosi a lungo termine. In definitiva, non si tratta di un’opzione, bensì di una garanzia di affidabilità e di efficacia in un mondo sempre più digitalizzato. Grégory Grin

Per incoraggiare un’autentica spinta alla trasformazione digitale all’interno di un comune, anziché limitarla a sporadici progetti tecnici, è essenziale creare un ambiente interno favorevole. Ecco una serie di proposte concrete: mappare i processi per identificare le opportunità di automazione e stabilire le priorità definire gli obiettivi e i benefici attesi dalla trasformazione digitale, integrarla nei piani di sviluppo a lungo termine del comune e stanziare le apposite risorse formare team di progetto composti da membri di diversi settori per promuovere lo scambio e integrare la trasformazione digitale in tutti i settori lanciare progetti pilota prima di una diffusione su più vasta scala organizzare scambi e collaborazioni con altri comuni, esperti e istituzioni accademiche per condividere le conoscenze e le migliori prassi fornire una formazione continua sulle novità in materia di tecnologie e metodi di lavoro La trasformazione digitale non è un lusso riservato alle grandi città, né un’esigenza fuori dalla portata dei piccoli comuni. Per ogni amministrazione costituisce un’opportunità per rafforzare la propria efficacia, migliorare la propria accessibilità e prepararsi alle sfide di domani. Grégory Grin

Per rispondere a questo interrogativo, non si può prescindere da un approccio incentrato sugli utenti. L’osservazione attiva, l’analisi dei comportamenti e l’immersione nella vita quotidiana dei collaboratori e della popolazione offrono una prospettiva più autentica e profonda rispetto a una semplice raccolta delle esigenze. Adottati durante l’intero ciclo di vita di un progetto, questi metodi consentono di individuare i problemi inespressi, di comprendere le interazioni reali con i servizi comunali e di identificare le direttrici di miglioramento significative: iniziare con la comprensione dei problemi riscontrati testando l’esperienza di un utente e immergendosi nell’attività del servizio comunale interessato, anche trascorrendo qualche giorno di «job-shadowing»; coinvolgere gli utenti finali sin dalle primissime fasi, organizzando laboratori partecipativi o gruppi di discussione; eseguire test di utilizzabilità dei prototipi e delle fasi pilota; predisporre dei canali per raccogliere e analizzare i feedback degli utenti in modo continuativo una volta che il servizio è diventato operativo; sfruttare i dati disponibili per identificare le tendenze di utilizzo e rilevare i problemi; creare un sistema di gestione delle richieste di sviluppo che lasci spazio alla creatività, organizzando laboratori di co-creazione. Integrando metodi di questo tipo, le amministrazioni comunali si assicurano di mantenere e rafforzare la prossimità ai propri utenti, rimanendo al contempo allineate con le loro stesse esigenze, anche in termini di efficacia. E se ogni vostro progetto iniziasse con una giornata immersiva presso lo sportello comunale? Grégory Grin

Quando si parla di amministrazione digitale, la digitalizzazione delle procedure amministrative figura in cima alla lista delle aspettative espresse dalla popolazione e anche dal personale comunale. È peraltro del tutto naturale e salutare se un Comune che impegna risorse e finanze nel percorso verso la digitalizzazione si aspetta una serie di vantaggi intrinseci. La digitalizzazione delle procedure amministrative comunali è tuttavia un argomento complesso, che riguarda molteplici settori di attività e basi legali. L’automazione integrale e senza soluzione di continuità implica l’implementazione dell’interoperabilità con una vasta gamma di sistemi e dati da standardizzare. Non è una cosa che si può fare di colpo e seduta stante. È un processo che prevede più tappe, durante le quali i comuni devono continuare a funzionare normalmente. Non si può premere il pulsante «pausa» mentre si digitalizza. Può dunque accadere che in alcune fasi si presti maggiore attenzione a un aspetto a discapito di un altro, e che il risultato sia più visibile e percepibile per la popolazione che non per i servizi comunali, o viceversa. Può darsi anche che vengano compiuti solo i primi passi nella direzione della completa automazione. La chiave per continuare questo percorso prevede le seguenti tappe. Mantenere l’obiettivo di fornire un valore aggiunto a ogni parte coinvolta, cercando il giusto equilibrio tra le diverse fasi dell’iniziativa. È inoltre importante rendere sistematicamente chiaro, comprensibile e trasparente ciò che ogni fase apporta alla popolazione e ai servizi comunali, anche se si tratta di una tappa intermedia. Rimanere in contatto con il territorio, sia in termini di esperienza dell’utente finale, sia immergendoci nel lavoro quotidiano dei servizi comunali, oltre a dare loro voce per definire la roadmap della digitalizzazione. Mantenere la rotta verso l’automazione integrale tra i vari sistemi coinvolti, spiegando che servirà tempo, ma che ogni passo contribuisce poco a poco ad avvicinarsi all’obiettivo finale. In altre parole, accettare di procedere – con pazienza – per gradi, aggiungendo valore a ogni singola fase e rimanendo aderenti alla realtà, ecco gli ingredienti immancabili della ricetta. Grégory Grin