I documenti digitali importanti devono essere archiviati così come avviene per quelli cartacei. Ma dove e come un comune può archiviare questi documenti e quali formati di file si prestano meglio a questo scopo? A queste domande cercano risposte Florian Fischer, dell’archivio cittadino di Lucerna, e Nicole Meystre, dell’archivio di Montreux. Ricoprono la carica di copresidenti del gruppo di lavoro incaricato degli archivi cittadini e comunali dell’Associazione degli archivisti svizzeri. Ai comuni che desiderano creare un archivio digitale a lungo termine consigliano di rivolgersi a esperti, ad esempio agli archivi cantonali oppure anche alle aziende specializzate. La gestione digitale dei dossier e l’archiviazione elettronica richiedono infatti concetti ben ponderati e una buona preparazione. Inoltre, gli archivi digitali devono essere gestiti in maniera scrupolosa. Il Centro di coordinamento per l’archiviazione a lungo termine dei documenti elettronici (CECO) ha definito i requisiti minimi per gli archivi digitali a lungo termine e ha stilato un catalogo per i formati dei file da archiviare. L’associazione eCH elabora standard per le comunicazioni digitali con le autorità. Informazioni: Centro di coordinamento per l’archiviazione a lungo termine dei documenti elettronici (CECO): https://kost-ceco.ch/cms/benvenuti.html Associazione eCH: www.ech.ch Nadja Sutter

Il 24 settembre, l’Associazione dei Comuni Svizzeri (ACS) e l’Unione delle città svizzere (UCS) hanno consegnato la dichiarazione «Le città e i comuni nello Stato federale» al consigliere federale Beat Jans, a Palazzo federale. La dichiarazione s’inserisce nel contesto del 25° anniversario dell’articolo 50 della Costituzione federale, che obbliga la Confederazione a tenere conto, nell’ambito del suo agire, delle possibili conseguenze per i comuni. In occasione di una tavola rotonda sono state discusse le sfide attuali, come per esempio la mozione Schilliger, che punta a vietare il principio dei limiti di velocità di 30 km/h nei centri abitati, o ancora il programma di risparmio della Confederazione, che riguarda anche le città e i comuni. Il consigliere federale Beat Jans si è espresso a favore di una stretta collaborazione tra i livelli statali e ha sottolineato l’importanza dell’autonomia e dell’innovazione dei comuni. Il presidente dell’ACS, il consigliere agli Stati Mathias Zopfi, ha chiesto di coinvolgere tempestivamente le città e i comuni nei processi legislativi al fine di tutelare i loro interessi. Nadja Sutter

In collaborazione con l’associazione Il mio Comune, il comune bernese di Frutigen ha organizzato una mezza giornata di formazione continua dedicata al tema dell’intelligenza artificiale. L’obiettivo era d’informare i collaboratori in merito alle opportunità, ai rischi e alle possibilità di applicazione dell’IA e di portare tutti a un livello di conoscenze analogo. In precedenza, alcune collaboratrici e alcuni collaboratori avevano già utilizzato l’IA, mentre altri erano piuttosto scettici. Hanno partecipato circa 60 persone, tra cui anche alcuni esponenti politici. Dopo un’introduzione in cui sono stati affrontati anche aspetti etici e relativi alla protezione dei dati, durante i workshop i partecipanti hanno potuto testare di persona varie applicazioni dell’IA. Le collaboratrici e i collaboratori del Comune utilizzano ora l’IA in maniera puntuale, ad esempio come supporto per creare testi o formule Excel. I dati sensibili vengono trattati con particolare cautela. A integrazione del corso, il Comune mette a disposizione alcune schede informative. Informazioni sui corsi dell'associazione «Il mio Comune» per i comuni: https://mynigmeind.ch/it/massgeschneiderte-gemeindeformate/ Nadja Sutter

Che cosa bisogna fare nel caso di un’emergenza, per esempio un’interruzione prolungata dell’energia elettrica o un attacco informatico? Il Comune di Münsterlingen (TG) ha elaborato un apposito piano di emergenza destinato a queste eventualità. Responsabilità chiare, collaboratori formati e canali di comunicazione definiti, anche in caso d’interruzione della rete telefonica, sono elementi fondamentali. Sono stati allestiti alcuni punti di raccolta in caso di emergenza con materiali come torce elettriche e radio DAB+ a batteria, che vengono controllati periodicamente. L’IT è gestita e mantenuta da un fornitore di servizi esterno, inoltre sono in vigore procedure definite per gli incidenti IT e il personale è sensibilizzato in merito agli attacchi informatici. Per definire il piano, il Comune ha ottenuto il sostegno del gruppo di coordinamento regionale di Kreuzlingen. La segretaria comunale Caroline Speck sottolinea che il piano aiuta a ridurre al minimo la fase di caos in caso di emergenza e a ripristinare velocemente l’operatività. Nadja Sutter