Archiviazione digitale: informazioni per i comuni

I documenti digitali importanti devono essere archiviati così come avviene per quelli cartacei. Ma dove e come un comune può archiviare questi documenti e quali formati di file si prestano meglio a questo scopo? A queste domande cercano risposte Florian Fischer, dell’archivio cittadino di Lucerna, e Nicole Meystre, dell’archivio di Montreux. Ricoprono la carica di copresidenti del gruppo di lavoro incaricato degli archivi cittadini e comunali dell’Associazione degli archivisti svizzeri. Ai comuni che desiderano creare un archivio digitale a lungo termine consigliano di rivolgersi a esperti, ad esempio agli archivi cantonali oppure anche alle aziende specializzate. La gestione digitale dei dossier e l’archiviazione elettronica richiedono infatti concetti ben ponderati e una buona preparazione. Inoltre, gli archivi digitali devono essere gestiti in maniera scrupolosa. Il Centro di coordinamento per l’archiviazione a lungo termine dei documenti elettronici (CECO) ha definito i requisiti minimi per gli archivi digitali a lungo termine e ha stilato un catalogo per i formati dei file da archiviare. L’associazione eCH elabora standard per le comunicazioni digitali con le autorità.