L’importanza delle firme e dei timbri elettronici nell’amministrazione pubblica non riguarda solo la loro funzione di firma digitale o metodo di autenticazione, ma anche il loro contributo per modernizzare l’amministrazione pubblica, velocizzare i processi e ridurre la carta. Sono strumenti legalmente riconosciuti. Timbri elettronici invece che firme elettroniche: per la maggior parte delle amministrazioni pubbliche è sufficiente un timbro elettronico, poiché non è richiesta la firma personale di una persona fisica (firma elettronica). Si tratta di un cambiamento ancora maggiore rispetto al passaggio dalla firma autografa tradizionale a quella elettronica. In un’epoca in cui la comunicazione elettronica e le transazioni digitali sono sempre più diffuse, le firme e i timbri elettronici sono strumenti indispensabili per garantire un’interazione sicura tra l’amministrazione pubblica e i suoi utenti. Acquisto di timbri e firme elettronici: gli accordi quadro tra eOperations Schweiz AG e i fornitori di servizi di firma sono già stati stipulati. Ciò significa che le autorità pubbliche partecipanti possono ottenere servizi a condizioni vantaggiose senza dover indire proprie gare d’appalto. Gérald Strub

Le firme e i timbri elettronici offrono alle amministrazioni pubbliche grandi opportunità per digitalizzare i servizi. I comuni utilizzano principalmente i timbri elettronici poiché non richiedono la firma autografa, il che velocizza le procedure, fa diminuire i costi, riduce la carta e garantisce maggiore tracciabilità. Sebbene esistano ormai numerosi formulari digitali per effettuarli sui siti web dei comuni, gli ordini vengono inviati prevalentemente via e-mail ed elaborati manualmente. Ma esiste anche un’alternativa! Ad esempio il progetto GemeindeConnect, che fornisce supporto tecnico-organizzativo alle associazioni comunali cantonali per i servizi digitali e consente un’elaborazione tecnica lineare. Gli ordini che arrivano sul portale, ad esempio per i certificati di residenza, vengono trasferiti direttamente all’applicazione specializzata del comune. Se è disponibile una soluzione di timbro o firma in formato elettronico, il certificato digitale viene firmato in modo completamente automatico e rispedito alla casella di posta elettronica della persona richiedente. L’utilizzo di GemeindeConnect in combinazione con le firme e i timbri elettronici consente di stabilire processi digitali continui e senza interruzioni, snellire l’onere amministrativo, aumentare l’attrattiva dei datori di lavoro e migliorare il servizio per i residenti. Gérald Strub

Google è parte integrante della nostra vita quotidiana dal 1997, in quanto ci permette d’inserire parole chiave e di visualizzare i siti web più adatti. Per le domande più complesse, tuttavia, in genere una ricerca su Google non basta. Servono tecnologie in grado non solo di trovare le informazioni pertinenti, ma anche di contestualizzarle, comprenderle e interpretarle. I sistemi basati sull’intelligenza artificiale riescono a farlo. Sono inoltre in grado di analizzare moltissimi dati e di creare nuovi contenuti definiti dall’utente, come testi e immagini. Finora l’ambiente della pubblica amministrazione non era ancora riuscito a trarre vantaggi significativi dalle tecnologie dell’intelligenza artificiale per mancanza di soluzioni adeguate. Tuttavia, di seguito troverete alcuni esempi di come potete sfruttare gli strumenti gratuiti esistenti, tra cui per esempio ChatGPT, Copilot o Bing Chat: ricerche avanzate: spiegazioni di testi giuridici o procedure di natura complessa, sintesi di articoli e studi; supporto nella creazione di contenuti per la comunicazione: assistenza nella formulazione di rapporti, comunicati stampa o verbali; valutazioni e analisi dei dati: analisi di vaste fonti di dati, come per esempio elenchi Excel o sondaggi; generatori d’immagini: creazione d’immagini dal contenuto predefinito. Quando si utilizzano strumenti d’IA gratuiti su internet, è particolarmente importante gestire i dati sensibili in modo responsabile. Molti fornitori utilizzano i dati inseriti a scopo personale, consentendone l’accesso a persone non autorizzate. Maggiori informazioni e schede informative sull’uso sicuro dell’intelligenza artificiale nella pubblica amministrazione sono disponibili qui (in tedesco): https://mynigmeind.ch/wp-content/uploads/2025/01/Merkblatt-KI-Gemeinden-V2_Myni-Gmeind-2024-12.pdf Gérald Strub

L’IA è la capacità dei computer di svolgere compiti che in precedenza richiedevano l’intelligenza umana. L’IA è in grado di apprendere, soppesare i fatti, prendere decisioni e riconoscere modelli. Oggi l’IA è spesso utilizzata nel campo dell’analisi dei dati, dell’assistenza online o come servizio di traduzione. Perché l’IA è così polarizzata? Il fatto che l’IA stia assumendo compiti che finora solo noi umani potevamo svolgere e che sia anche in grado di prendere decisioni in maniera autonoma provoca un certo disagio. Nello sviluppo dell’IA è quindi importante affrontare considerazioni etiche e legali legate alla responsabilità, alla trasparenza e agli impatti sociali. Tuttavia non conviene rifiutarsi di abbracciare questa nuova tecnologia. Quali innovazioni possono aspettarsi le amministrazioni comunali nel prossimo futuro per quanto riguarda l’IA? Probabilmente non ci sarà fornitore IT che non si occuperà di IA. Strub & Partner sta lavorando con alcuni partner tecnologici, ad esempio, per mettere a punto un assistente in grado di riassumere e tradurre i contenuti di un contenitore di regolamenti, ordinanze e direttive definito dal comune. Integrandolo nel sito web comunale, è possibile rispondere in modo rapido e corretto alle richieste degli abitanti. Un altro progetto riguarda uno strumento finanziario capace di analizzare i dati finanziari basati sulla contabilità MCA2 e di fornire suggerimenti per l’ottimizzazione. Entrambi gli esempi aiutano le amministrazioni comunali a sfruttare le risorse esistenti in modo ancora più efficiente. E in che modo, nell’immediato, l’IA può servire a livello di amministrazione comunale? I chat bot di IA come ChatGPT 3.5 o Bing-Chat, disponibili gratuitamente online, offrono a tutti la possibilità di utilizzarla già oggi. Siccome non sappiamo come e dove i dati vengono memorizzati e riutilizzati, è importante inserire solo dati anonimizzati o già pubblicamente accessibili. La gamma di applicazioni resta pur sempre vastissima, eccone alcuni esempi: – far redigere un comunicato stampa o un Management Summary su un progetto politico – far analizzare studi o rapporti per individuare le affermazioni fondamentali – far scrivere una proposta di mansionario o un annuncio di lavoro Così come per l’uso di altre tecnologie e fonti d’informazione, anche per l’utilizzo dell’IA è importante esaminare e verificare criticamente la plausibilità dei dati e delle informazioni. Se questa regola e anche i requisiti specifici per la protezione dei dati vengono rispettati, già oggi l’IA può semplificare il lavoro delle amministrazioni comunali e non vediamo l’ora di vedere cos’altro ci aspetta. Informazioni: www.digitale-gemeinde.com Gérald Strub

Una strategia di digitalizzazione efficace inizia con un inventario delle risorse e delle esigenze esistenti del comune. Quando si fa il punto della situazione, è importante capire a che punto ci si trova. In particolare: che cosa sono già in grado di fare l’infrastruttura ICT esistente e le applicazioni tecniche impiegate? La valutazione delle esigenze consiste nel definire ciò che si vuole ottenere davvero nell’ambito della digitalizzazione. In tal caso si dovrebbe puntare a creare sempre un valore aggiunto per i residenti attraverso la centralità del cliente. Il valore aggiunto potrebbe essere: i servizi comunali disponibili 24 ore su 24 e la possibilità di consultare i dati personali o di fare una videochiamata invece che recarsi di persona allo sportello. Per determinare l’obiettivo da perseguire si possono utilizzare workshop interni e/o sondaggi tra i residenti. Un aspetto essenziale per far progredire la digitalizzazione è la creazione di un’infrastruttura digitale moderna, ad esempio rendendo accessibili le informazioni attraverso l’ampliamento dell’applicazione tecnica esistente. Inoltre, è particolarmente importante la volontà dell’amministrazione di rivedere e digitalizzare i propri processi. Ciò richiede una certa apertura a mettere in discussione modalità di lavoro radicate e, se necessario, a rinnovarle. I processi di lavoro completamente o parzialmente automatizzati consentono ai collaboratori di sviluppare capacità e di dedicarsi ai lavori più impegnativi. Un altro passo importante consiste nel promuovere l’alfabetizzazione digitale. È consigliabile tenere conto delle competenze digitali al momento dell’assunzione e della promozione dei collaboratori. I progetti di digitalizzazione migliori non sono infatti quelli portati all’amministrazione da un consulente o da un fornitore di software, ma quelli che nascono da un problema quotidiano. Oltre alla digitalizzazione interna, anche la cooperazione con altri comuni, aziende regionali (ad esempio i fornitori di energia) e gli istituti di formazione offre grandi opportunità. Attraverso la cooperazione è possibile raggruppare le risorse e realizzare progetti comuni. È assolutamente fondamentale coinvolgere attivamente i residenti e i collaboratori dell’amministrazione nel processo di digitalizzazione e comunicare loro i vantaggi delle offerte digitali. A tal riguardo risultano fondamentali una comunicazione aperta, eventi informativi regolari e una progettazione accattivante delle offerte digitali. Un esempio per una strategia di digitalizzazione: in tedesco , in francese Gérald Strub

Il servizio di contatori dell’acqua si basa sullo stesso principio che utilizziamo per automatizzare i processi nell’amministrazione comunale. Il fulcro è costituito da una piattaforma di calcolo indipendente collegata tramite interfacce a sistemi professionali presenti nelle amministrazioni comunali o presso i fornitori di energia. Possiamo quindi automatizzare i processi utilizzando una logica specifica e personalizzabile. Nel frattempo abbiamo standardizzato il servizio di contatori dell’acqua, poiché i requisiti differiscono solo marginalmente tra i diversi comuni. Utilizzando come esempio il servizio di contatori dell’acqua, è possibile spiegare il funzionamento del nostro modello con l’uso di una piattaforma di calcolo. Il collaboratore del fornitore di energia può inizializzare la lettura dal suo sistema professionale. Successivamente, i proprietari o i responsabili dell’immobile riceveranno un’e-mail o un SMS con un link al modulo di notifica. Questa comunicazione viene inviata tramite la piattaforma di calcolo. La lettura del contatore e il numero del contatore devono essere registrati tramite il modulo di notifica. Facoltativamente, può essere richiesto di caricare una foto del contatore. La piattaforma di calcolo verifica automaticamente i dati acquisiti e li confronta con i dati del sistema professionale. Se rientrano nei limiti di tolleranza, vengono memorizzati direttamente nel sistema professionale. Gli altri casi vengono sottoposti all’esame del dipendente in un pannello online basato su browser e possono essere gestiti manualmente. Sono comunque possibili eccezioni, ad esempio per le proprietà commerciali, in cui è importante che la lettura venga eseguita da un collaboratore comunale, o nel caso di persone che non sono in grado di trasmettere dati digitali. Il servizio può essere adattato facilmente in modo che, ad esempio, la registrazione manuale nel pannello online per il collaboratore possa essere effettuata sul posto o tramite un modulo. Il servizio di contatori dell’acqua consente di evitare da un lato la complessa procedura delle visite a domicilio o le montagne di carta dei moduli e dall’altro il costoso investimento in contatori dell’acqua digitali. Gérald Strub