Se implementata correttamente, la mappatura dei dati costituisce la base per una governance affidabile ed efficiente dei dati personali. Registra le attività di trattamento, le categorie dei dati, le parti coinvolte e i flussi dei dati, oltre a permettere di alimentare il registro delle attività di trattamento (RAT). Le domande chiave che i comuni dovrebbero porsi in merito alla mappatura dei dati sono: chi (responsabile, consulente per la protezione dei dati, settori specializzati, incaricati del trattamento)? Cosa (categorie, compresi dati particolari come salute/sanzioni)? Perché (finalità)? Dove (luogo di archiviazione, trasferimento verso paesi terzi, garanzie)? Durata (periodo di conservazione/criteri)? Come (misure tecniche e organizzative)? I vantaggi della mappatura dei dati sono molteplici: crea trasparenza, consente una migliore gestione dei rischi, offre la base per valutare l’impatto in termini di protezione dei dati, promuove la minimizzazione dei dati e consente di trattare rapidamente i diritti degli interessati. Stefan Stepanovic, Prof. Tobias Mettler